Dosarul personal al salariatului – acte necesare

Fiecare angajator are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru ficare salariat si de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Acest lucru rezulta atat din prevederile art.8 din HG nr.500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor, cat si din prevederile art.34 din Codul muncii, republicat.

*Inscrie-te acum la newsletterul Contabun.ro*  

Dosarul personal se intocmeste pentru toti salariatii societatii, se pastreaza in bune conditii la sediu si se prezinta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Potrivit art.8 alin.(2) din HG nr.500/2011, dosarul personal al salariatului trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele documente:
– actele necesare angajarii;
contractul individual de munca;
– actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
– acte de studii/certificate de calificare;
– orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registrul general de evidenta a salariatilor.

Intrucat legiuitorul nu enumera in mod limitativ si expres documentele incluse in dosarul personal al salariatului, acest lucru a condus la o practica diferita la nivelul inspectoratelor teritoriale de munca (ITM).

Astfel, in functie de informarile ITM, Contabun.ro va prezinta mai jos actele care ar trebui sa se regaseasca in dosarul personal al salariatului:

– copie dupa actul de identitate (buletin/carte de identitate/pasaport/dovada de rezidenta);
– copie dupa actele de stare civila (certificat de casatorie, hotarare de divort, certificate de nastere ale copiilor minori);
– fisa de aptitudine, cu avisul medicului de medicina muncii, eliberata anterior inceperii activitatii;

Vezi aici Amenda ITM: pentru lipsa fisei de aptitudine sau pentru lipsa adeverintei de la medicul de familie?

– acte de studii si calificare;
– curriculum vitae;
– permisul de munca (in cazul salariatilor cetateni straini);
– certificatul de cazier judiciar sau declaratie pe proprie raspundere ca angajatul nu are antecedente penale (unde este cazul);
– dovada realizarii obligatiei de informare a persoanei selectate in vederea angajarii sau a salariatului prevazuta la art.17 din Codul muncii;
– contractul individual de munca si dovada inmanarii unui exemplar salariatului, anterior inceperii activitatii;
– actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
– fisa postului;
– copie dupa carnetul de munca/ copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare care sa ateste vechimea in munca, calificare, acolo unde exista cazul acordarii sporului de vechime;
– declaratia pe proprie raspundere privind indicarea adresei unde locuieste efectiv;
– declaratia pe proprie raspundere privind locul unde isi exercita functia pe care o considera de baza;

Atentie! Aceasta declaratie este necesara pentru stabilirea deducerii personale acordata pentru fiecare luna a perioadei impozabile numai pentru veniturile din salarii la locul unde se afla functia de baza.

– declaratie pe propria raspundere privind persoanele aflate in intretinerea salariatului pentru stabilirea deducerii personale la care se vor anexa, dupa caz:

  • pentru copiii minori – adeverinta de la angajatorul celuilalt sot sau declaratia pe propria raspundere a acestuia ca nu beneficiaza de deducere personala pentru acel copil, si copie dupa certificatul de nastere al copilului;
  • pentru sot/sotie ale carui/ei venituri, impozabile si neimpozabile, nu depasesc 250 lei lunar – copie dupa actul de identitate al persoanei intretinute, certificatul de casatorie, declaratia pe propria raspundere a persoanei luata in intretinere;
  • alte rude pana la gradul al doilea inclusiv ale caror venituri, impozabile si neimpozabile, nu depasesc 250 lei lunar – copie dupa actul de identitate al persoanei intretinute, documente justificative care sa ateste gradul de rudenie, declaratia pe propria raspundere a persoanei luata in intretinere;

– declaratia pe propria raspundere a salariatului privind persoanele coasigurate si declaratia pe propria raspundere a coasiguratilor (unde este cazul);

– fisele de evaluare a performantelor profesionale;
– dosarul de cercetare disciplinara prealabila (unde este cazul);
– referate de promovari (unde este cazul);
– dovada predarii carnetelor de munca/adeverintelor de vechime;
– adeverinta eliberata de angajatorul prcedent cu veniturile salariale pentru calculul concediiilor medicale (daca este cazul);
– declaratia privind apartenenta la o casa de sanatate;
– cererile angajatului de efectuare a concediului de odihna, concediului fara plata si a altor tipuri de concedii;
– dispozitia de repartizare de la AJOFM (unde este cazul);
– declaratia pe proprie raspundere privind luarea la cunostinta a prevederilor Regulamentului intern, a Contractului colectiv de munca aplicabil;
– alte acte rezultate din relatia angajator-salariat.

Vezi aici ce contraventii si sanctiuni sunt prevazute de HG nr.500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor.

Autor
Elena Savciuc, expert legislatia muncii
* Experienta de peste 7 ani in domeniul resurselor umane in companii cu peste 50 de angajati din industria prelucratoare si constructii
* Master “Dreptul muncii, relatii de munca si industriale” – Facultatea de Drept, Universitatea Bucuresti
* Curs “Expert legislatia muncii” – Uniunea Nationala a Expertilor in Legislatia Muncii, in parteneriat cu LEXAcademy
* Curs “Inspector de specialitate protectia muncii”
* Curs “Inspector Resurse Umane”
Elena Savciuc este autoarea lucrarilor:
* 20 de modele si formulare necesare la incheierea contractului individual de munca
* Negocierea si incheierea contractului colectiv de munca la nivel de unitate – ghid practic
* Procedura de aplicare a sanctiunilor disciplinare

(Visited 2,108 times, 1 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published.


three + = 6

Close
Vrei sa fii la curent cu informatiile din domeniul legislatiei muncii, fiscalitatii? Sa ai acces gratuit la spete rezolvate?

Inscrie-te acum la newsletterul Contabun.ro. 4.912 de persoane fizice si juridice ne-au acordat deja increderea lor.