Comunicarea deciziei de concediere prin e-mail. Cum procedam?

Prin Decizia nr.34/2016 privind examinarea sesizarii formulate de Curtea de Apel Iasi – Sectia litigii de munca si asigurari sociale, in Dosarul nr. 6.975/99/2014, pronuntata de Inalta Curte de Casatie si Justitie pentru dezlegarea unei chestiuni de drept, publicata in Monitorul Oficial nr.18 din 09.01.2017, Inalta Curte de Casatie si Justitie a stabilit ca in interpretarea si aplicarea dispozitiilor art. 77 din Codul Muncii, cu referire la dispozitiile art. 278 alin. (1) din Codul Muncii si la dispozitiile art. 1326 din Codul Civil, decizia de concediere individuala emisa potrivit dispozitiilor art. 76 din Codul Muncii se poate comunica prin posta electronica, aceasta reprezentand o modalitate de comunicare apta din punct de vedere procesual sa declanseze curgerea termenului de contestare jurisdictionala a deciziei, potrivit dispozitiilor art. 211 alin. (1) lit. a din Legea nr. 62/2011 raportat la dispozitiile art. 216 din acelasi act normativ, cu referire la dispozitiile art. 184 alin. (1) din Codul de procedura civila, in conditiile in care salariatul a comunicat angajatorului aceste date de contact si exista o uzanta a acestei forme de comunicare intre parti.

Decizia astfel comunicata prin posta electronica, in format PDF accesibil electronic, trebuie sa respecte doar cerintele formale impuse de dispozitiile art. 76 din Codul muncii, nu si pe cele impuse de Legea nr. 455/2001, referitor la inscrisul in forma electronica.

 

145-modele si formulare CIMVa recomandam lucrarea “145 de modele si formulare necesare la incheierea, executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca”, actualizata 2017, care vine in ajutorul angajatorilor oferind, in cele 314 de pagini, 145 de modele si formulare absolut necesare la incheierea, executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca, impartite pe domenii pentru a putea fi usor de folosit, cu explicati si sfaturi, astfel incat orice document intocmit sa fie in acord cu reglementarile impuse de legislatia muncii.

 

Prima chestiune de drept cu care instanta de trimitere a sesizat Inalta Curte de Casatie si de Justitie pentru pronuntarea unei hotarari prealabile vizeaza modalitatea de interpretare si aplicare a dispozitiilor art. 77 din Codul muncii cu referire la art. 278 alin. (1) din Codul muncii si art. 1.326 din Codul civil, in sensul in care comunicarea, prin posta electronica, de catre angajator a deciziei de concediere individuale emise potrivit art. 76 din Codul muncii, reprezinta o modalitate de comunicare apta din punct de vedere procesual sa declanseze curgerea termenului de contestare jurisdictionala a deciziei, potrivit art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011 cu referire la art. 184 alin. (1) din Codul de procedura civila, fiind aplicabile ca norma generala prevederile art. 154 alin. (6) din Codul de procedura civila.

Decizia de concediere este actul juridic unilateral al angajatorului prin care acesta dispune incetarea contractului individual de munca. Reglementarea legala a conditiilor de forma si fond ale acestui act are ca scop prevenirea unor eventuale abuzuri ale acestuia, precum si asigurarea unor elemente de verificare a legalitatii si temeiniciei masurii dispuse.

Conform art. 62 alin. (3) coroborat cu art. 76 si 79 din Codul muncii, decizia se emite in scris, sub sanctiunea nulitatii absolute. Forma scrisa a deciziei de concediere a salariatului reprezinta, deci, o conditie ad validitatem. Comunicarea trebuie sa vizeze insasi decizia de concediere, ca atare, nefiind admisa comunicarea concedierii prin intermediul altui act juridic al angajatorului.

Potrivit art. 76 din Codul muncii, decizia de concediere trebuie comunicata salariatului in scris. O comunicare verbala nu prezinta nicio relevanta, echivaland cu necomunicarea.

Actul comunicarii este extrem de important, cu consecinte juridice evidente, deoarece masura angajatorului isi produce efectele “de la data comunicarii”, potrivit art. 77 din Codul muncii sau in exprimarea Legii nr. 62/2011 “de la data luarii la cunostinta a masurii dispuse”, potrivit art. 211. Aceasta inseamna ca incetarea raporturilor de munca are loc nu la data eventual mentionata de angajator in decizie, ci prin forta si in temeiul legii, la data comunicarii deciziei de concediere.

Dispozitiile art. 77 din Codul muncii, potrivit carora “Decizia de concediere produce efecte de la data comunicarii ei salariatului”, se regasesc in sectiunea a 6-a din cap. V – Incetarea contractului individual de munca, titlul II – Contractul individual de munca.

In acelasi act normativ, in cadrul titlului XI – Raspunderea juridica, cap. II – Raspunderea disciplinara, sunt prevazute dispozitiile art. 252 alin. (3) si (4), conform carora: “(3) Decizia de sanctionare se comunica salariatului in cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii si produce efecte de la data comunicarii. (4) Comunicarea se preda personal salariatului, cu semnatura de primire, or, in caz de refuz al primirii, prin scrisoare recomandata, la domiciliul sau resedinta comunicata de acesta.”

In doctrina s-a aratat ca in privinta termenului si a modalitatii de comunicare trebuie apelat la dispozitiile art. 252 alin. (3) si (4) din Codul muncii care priveste decizia de sanctionare disciplinara.

S-ar putea sustine ca, de vreme ce decizia de sanctionare disciplinara se comunica personal salariatului, cu semnatura de primire, cu atat mai mult decizia de concediere, care produce efecte mult mai grave pentru salariat, trebuie sa urmeze aceeasi procedura strict reglementata.

Insa, analizand in mod sistematic prevederile acestui act normativ – Codul muncii, se poate constata ca, acolo unde a considerat necesar, legiuitorul a stabilit, in mod expres, anumite reguli procedurale, ca, de exemplu, dispozitiile art. 275 si dispozitiile art. 278.

Asa fiind, se apreciaza ca aceasta modalitate de comunicare a deciziei de concediere poate fi utilizata de angajator, oferind maxima garantie a posibilitatii de a proba faptul comunicarii si continutul inscrisului comunicat, insa nu poate fi retinuta ca singura varianta procedurala de comunicare.

In acelasi sens, tot in doctrina s-a aratat ca “modalitatile de comunicare a deciziei retinute in literatura juridica si in jurisprudenta raman valabile si in raport cu prevederile actualului cod al muncii: comunicarea deciziei prin condica de expeditie sub luare de semnatura, atestarea primirii deciziei pe un alt exemplar al acesteia sub luare de semnatura, comunicarea prin scrisoare recomandata, cu confirmare de primire sau prin modalitatile utilizate in cadrul procedurii de citare conform art. 92 din Codul de procedura civila din 1865”.

Din cele mentionate mai sus se poate retine ca dispozitiile art. 77 din Codul muncii nu pot fi complinite cu prevederile art. 252 alin. (2) si (3) din Codul muncii, care reprezinta prevederi speciale, de stricta aplicare in materia raspunderii disciplinare a salariatului, insa pot fi completate cu dispozitiile legii generale civile si procesual civile, in temeiul art. 278 din Codul muncii, respectiv art. 216 din Legea nr. 62/2011.

Potrivit dispozitiilor art. 154 alin. (6) din Codul de procedura civila, comunicarea citatiilor si a altor acte de procedura se poate face de grefa instantei si prin telefon, posta electronica sau prin alte mijloace ce asigura transmiterea textului actului si confirmarea primirii acestuia daca partea a indicat instantei datele corespunzatoare in acest scop. In vederea confirmarii, instanta, odata cu actul de procedura, va comunica un formular care va contine: denumirea instantei, data comunicarii, numele grefierului care asigura comunicarea si indicarea actelor comunicate; formularul va fi completat de catre destinatar cu data primirii, numele in clar si semnatura persoanelor insarcinate cu primirea corespondentei si va fi expediat instantei prin telefax, posta electronica sau prin alte mijloace.

Prin asa-numitele mijloace moderne de comunicare se asigura transmiterea textului actului si confirmarea primirii acestuia.

Recurgerea la comunicarea actelor de procedura prin intermediul acestor mijloace moderne poate avea loc numai cu acordul partii, din moment ce partea trebuie sa indice datele necesare in acest scop. Indicarea datelor unor asemenea mijloace nu este obligatorie, insa mentionarea lor lasa a se presupune vointa partii de a-i fi comunicate actele de procedura in aceasta modalitate.

Totodata, ratiunea formularului fiind aceea de a confirma primirea actului comunicat, procedura de comunicare nu poate fi considerata indeplinita in absenta confirmarii primirii de catre destinatarul comunicarii.

Nici aceasta forma de comunicare nu ofera garantii absolute, intrucat partea poate refuza sau neglija restituirea formularului, asumandu-si angajarea raspunderii sale pentru neindeplinirea cu buna-credinta a obligatiilor procesuale.

Pe de alta parte, aceasta cerinta a completarii unui formular si a retransmiterii sale poate parea greoaie in raporturile de dreptul muncii dintre angajator si salariat.

Prin Decizia nr. 18 din 13 iunie 2016 a Inaltei Curti de Casatie si Justitie – Completul pentru dezlegarea unor chestiuni de drept pronuntata in Dosarul nr. 1.362/1/2016 s-a statuat ca, in interpretarea si aplicarea dispozitiilor art. 278 alin. (1) din Codul muncii, dispozitiile art. 1.324, 1.325 si 1.326 din Codul civil, pot fi aplicate in interpretarea dispozitiilor Codului muncii, fiind compatibile cu specificul raporturilor de munca.

Iar conform prevederilor art. 1.326 din Codul civil, actul unilateral este supus comunicarii atunci cand constituie, modifica sau stinge un drept al destinatarului si ori de cate ori informarea destinatarului este necesara potrivit naturii actului. Daca, prin lege nu se prevede altfel, comunicarea se poate face in orice modalitate adecvata, dupa imprejurari. Actul unilateral produce efecte din momentul in care comunicarea ajunge la destinatar, chiar daca acesta din urma nu a luat cunostinta de comunicare.

In considerentele hotararii Inaltei Curti de Casatie si Justitie, anterior citate, s-a retinut ca, in cazul deciziei de concediere – act juridic unilateral, nu exista o derogare expresa de la regimul de drept comun al acestor acte, printr-o alta norma reglementata de Codul muncii; dimpotriva dispozitiile art. 77 din Codul muncii deschid posibilitatea aplicarii art. 1.326 din Codul civil si in privinta deciziei de concediere fara insa ca aplicarea respectivului articol sa aduca modificari regimului juridic al acestei decizii, cum era reglementat deja in Codul muncii.

Asa fiind, decizia de concediere reprezinta un act juridic unilateral, o manifestare de vointa a autorului sau, care produce efecte de la data comunicarii prin orice modalitate adecvata, dupa imprejurari, potrivit art. 1.326 din Codul civil.

Decizia de concediere ii este opozabila salariatului de la momentul comunicarii, nefiind necesar potrivit legii, ca, pentru producerea efectelor, destinatarul sa fi transmis vreo confirmare. Actul primirii/comunicarii nu poate fi conditionat de vreo manifestare de vointa subiectiva a salariatului, ci efectele deciziei se produc in momentul comunicarii ei catre salariat.

Simpla primire de catre angajat a deciziei de concediere expediate de catre angajator constituie o prezumtie relativa ca angajatul a luat cunostinta de decizie, in conformitate cu prevederile art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011 coroborate cu dispozitiile art. 1.326 din Codul civil.

Potrivit prevederilor art.8 din Codul muncii, relatiile de munca se bazeaza pe principiul consensualitatii si al bunei-credinte. Prin urmare, participantii la raporturile de munca se informeaza si se consulta reciproc.

Astfel, atat la incheierea contractului individual de munca, cat si pe parcursul derularii raporturilor de munca, angajatul are obligatia de a informa angajatorul in legatura cu datele sale de identificare: adresa domiciliu, adresa de e-mail, telefon, in vederea bunei desfasurari a raporturilor de munca.

Cata vreme angajatul a pus la dispozitie angajatorului o adresa electronica in vederea comunicarii actelor ce emana de la acesta si sunt obligatorii a fi aduse la cunostinta salariatului, comunicarea deciziei de concediere in aceasta modalitate este valabila.

Mai mult decat atat, in conditiile unei dezvoltari accelerate a tehnologiei, a evolutiei raporturilor de munca ce se pot desfasura la distanta prin intermediul internetului, se apreciaza ca se poate realiza o comunicare intre angajator si salariat prin intermediul postei electronice, apta din punct de vedere procesual sa declanseze curgerea termenului de contestare jurisdictionala a deciziei de concediere in conditiile art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011.

Pe de alta parte, mijloacele informatice de comunicare a textului asigura posibilitatea dovedirii imprejurarii ca salariatul a primit decizia de concediere, precum si a datei exacte a primirii.

Comunicarea prin posta electronica a deciziei poate fi chiar mai transparenta decat comunicarea prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire, intrucat, la rubrica “subiect” din e-mailul transmis, se poate mentiona “comunicare decizie de concediere”.

In cazul comunicarii prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire, prin mentiunile inserate pe acest document nu se poate dovedi care anume inscris s-a expediat in aceasta maniera. Utilizarea tehnologiei informatiei pentru transmiterea de date asigura dovezi mult mai puternice decat in cazul mijloacelor traditionale.

In concluzie, comunicarea prin posta electronica de catre angajator a deciziei de concediere individuala emise potrivit art. 76 din Codul muncii reprezinta o modalitate de comunicare apta din punct de vedere procesual sa declanseze curgerea termenului de contestare jurisdictionala a deciziei, potrivit art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011, in conditiile in care salariatul a comunicat angajatorului aceste date de contact si exista o uzanta a acestei forme de comunicare intre parti, fara a fi necesara confirmarea expresa de catre salariatul-contestator a primirii acestei corespondente.

In ceea ce priveste cerintele formale a deciziei de concediere, in raport cu dispozitiile art. 76 din Codul muncii, care impun emiterea deciziei in forma scrisa, si cu dispozitiile art. 77 din Codul muncii, care se refera la comunicarea insasi a deciziei de concediere si nu a masurii concedierii (in sensul ca niciun alt inscris nu poate inlocui decizia de concediere), se apreciaza ca, odata ce manifestarea de vointa a angajatorului nu este materializata in format electronic, ci in forma clasica (pe suport hartie) nu este necesara semnatura electronica, care trebuie sa respecte cerintele formale impuse de Legea nr. 455/2001, documentul PDF reprezentand doar o copie a documentului emis in forma clasica.

Nota: Dezlegarea data chestiunilor de drept este obligatorie pentru instanta care a solicitat dezlegarea de la data pronuntarii deciziei, iar pentru celelalte instante, de la data publicarii deciziei in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

 

Astfel, in baza Deciziei Inaltei Curti de Casatie si Justitie, asa cum am prezentat mai sus, apreciem ca in cazul concedierii, deciziile de concediere care se intocmesc si se inmaneaza individual salariatilor vizati de concediere pot fi comunicate prin posta electronica, o modalitate de comunicare apta din punct de vedere procesual sa declanseze curgerea termenului de contestare jurisdictionala a deciziei. Insa, ca aceasta modalitate de comunicare sa fie legala din punct de vedere procedural, trebuie sa existe o uzanta a acestei forme de comunicare intre parti. In acest sens este recomandat ca atat la incheierea contractului individual de munca, cat si pe parcursul derularii raporturilor de munca, angajatorul sa ceara salariatului ca acesta sa-i comunice, pe langa alte date de identificare, cum ar fi adresa domiciliu, numarul de telefon, si adresa de e-mail, in vederea bunei desfasurari a raporturilor de munca. O data comunicate aceste date, inclusiv adresa de e-mail, salariatul are obligatia de a aduce la cunostinta angajatorului orice modificare intervenita. Acest lucru va fi reglementat intern in regulament intern sau/si va fi trecut in contractul de munca sau fisa postului. Atata vreme cat angajatul a pus la dispozitie angajatorului o adresa electronica in vederea comunicarii actelor ce emana de la acesta si sunt obligatorii a fi aduse la cunostinta salariatului, comunicarea deciziei de concediere in aceasta modalitate este valabila.

Decizia de concediere produce efecte din momentul in care comunicarea ajunge la destinatar, chiar daca acesta din urma nu a luat cunostinta de comunicare. Pentru a produce efecte, angajatorul nu trebuie sa primeasca vreo confirmare. Simpla primire de catre angajat a deciziei de concediere expediate de catre angajator constituie o prezumtie relativa ca angajatul a luat cunostinta de decizie, in conformitate cu prevederile art. 211 lit. a) din Legea nr. 62/2011 coroborate cu dispozitiile art. 1.326 din Codul civil.

Acest lucru este valabil atat pentru comunicarea deciziei prin posta electronica cat si prin alte mijloace de comunicare cum ar fi posta, curier. Faptul ca decizia a ajuns la destinatar, chiar daca acesta nu ridica plicul de la posta, refuza sa semneze de primire sau nu mai locuieste la adresa indicata angajatorului iar plicul care contine decizia de concediere se intoarce la angajator, decizia de concediere produce efecte intrucat s-a indeplinit conditia de comunicare. Angajatorul nu trebuie sa retrimita decizia.

Comunicarea deciziei de concediere prin posta electronica trebuie sa contina si decizia, in format PDF accesibil electronic, care sa respecte erintele formale impuse de dispozitiile art. 76 din Codul muncii.

In paralel, angajatorul poate trimite decizia de concediere si prin alte mijloace de comunicare.

(Visited 324 times, 3 visits today)

Leave a Reply

Your email address will not be published.


× eight = 24

Close
Vrei sa fii la curent cu informatiile din domeniul legislatiei muncii, fiscalitatii? Sa ai acces gratuit la spete rezolvate?

Inscrie-te acum la newsletterul Contabun.ro. 4.570 de persoane fizice si juridice ne-au acordat deja increderea lor.